ネイティブの人でも、海外留学などで英語を第2言語として学んでいる人でもE-mailのタイプや文法のミスはあまり良い印象を与えない場合があります。たくさんのミスは、注意力が散漫だと思われたり、意味を取り違えられたりする可能性があるので、特に仕事などで使うE-mailはなるべく読みやすいものでありたいですね。
みんなミスをするものですが、見直して校正するのに少し時間をかけた方が間違える頻度が少なくなることが分かっています。今回はE-mailを校正するチェックポイントをご紹介します。E-mailを書きながら校正する習慣をつけましょう！
名前をきちんと書きましょう
自分のコンタクトリストに記載されている、名前をきちんと書きましょう。昔のメールを思い出してみると誰かがあなたの名前を間違えた時、あまり注意してメールを送っていないんじゃないかな、と思うかもしれません。自分はそんなに気にしないと言う人でも、メール相手は基本の間違いにとても敏感な人かもしれないので、基本的なディティールに注意を向けましょう。ビジネスで使う名前はきちんスペルミスが無いことを確認しましょう。
その文章が理解できることを確かめましょう
書いたことを受信者が理解できる文章であるのを確かめましょう。自分と受信者が同じインフォメーションをわかっているとは限らないので、どのインフォメーションが必要か、必要じゃないのかを相手の気持ちになって考えて見ましょう。
文章のトーンの確認
メールを書いているうちに、突然冷たい感じがしたり、無愛想な感じになった事はありませんか？しばしば頭の中でいい感じの文章で、書くと上手くいかないことがあります。見直して、ここで出来るのは受信者側に共感（empathy）する事です。頭をクリアにして、メールを送信するのではなくて、自分がこのメールを受信していると想像してみましょう。何か、否定的に聞こえたり、アグレッシブに聞こえますか？ 「“I’m looking forward to chatting with you私はあなたと話すのを楽しみにしています」と「 “I’ll be expecting your call.”電話をお待ちしています。」との間には大きな違いがあります。片方は「“You’d better call or else.”電話してくださいね」と催促しているように聞こえるかもしれません。
理解してもらえるようにする
相手があなたと同じ情報をもっていないかもしれないことを、念頭に置いてメールを読み直して、必要に応じて足りない部分を埋めましょう。メールの情報が多すぎる場合は、一歩元に戻って考え直します。最初は ‘シンプルな用件’を述べたほうが、複雑な要件でもイントロダクションとしてはとしてはあっていると思うかもしれません。複雑な長いメールでより、シンプルなもののほうが相手に伝わりますよね。最初に簡単な要約を作って、もっと詳しく相手が知りたいかどうかを考えてから、情報を加えると相手が混乱する事は無いかもしれません。
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